المدرس المساعد / علاء عبد الشهيد موسى / مســـــــؤول شعبة الشؤون الادارية
نبذة تعريفية:
تعتبر الشعبة الإدارية من الشعب المهمة في الكلية وترتبط بالسيد معاون العميد للشؤون الإدارية والمالية ، تعنى بجميع الأمور الإدارية الخاصة بالكلية.
الهيكل التنظيمي للشعبة الإدارية:
تتكون الشعبة الإدارية وحسب الهيكل التنظيمي الخاص بكلية طب الاسنان جامعة ميسان من الوحدات التالية:
وحدة الملاك :
وتعنى بجميع أمور الملاك من عدد المنتسبين والتغيرات التي تطرأ نتيجة النقل والوفاة و التقاعد وإعداد تقرير شهري عن حالة الملاك الوظيفي للكلية وتأشير حالات الترقية الخاصة بتدريسي الكلية ، وإنجاز كافة المعاملات الخاصة بمنتسبي الكلية من منح العلاوة السنوية (الزيادة السنوية) للمنتسبين بعد التثبت من الشروط الواجب توافرها من مضي المدة القانونية ووجود تقييم الأداء ومصادقة كل من الرئيس المباشر والرئيس الأعلى على استمارة التقييم وعدم وجود عقوبات انضباطية تؤخر منح العلاوة السنوية ، وكذلك تعمل على تهيئة قوائم بمستحقي الترفيع من تدريسي الكلية وموظفيها وحسب الاستحقاق ، كما تختص بتدقيق حالات منح القدم ومدى توافر الشروط القانونية اللازمة.
وحدة التقاعد:
وتعنى بإنجاز المعاملات التقاعدية الخاصة بمنتسبي الكلية في حالات الإحالة على التقاعد لبلوغ السن القانونية وكذلك حالات التقاعد بناء على رغبة موظف الخدمة الجامعية أو الموظف من الفنيين أو الإداريين ومتابعة معاملات تقاعد المتوفين وإعداد تقرير شهري حول برنامج التقاعد الخاص بالكلية
وحدة الأضابير الشخصية :
وتعنى بتنظيم الإضبارة الشخصية لكل منتسب مع التأكد من توافر جميع المستمسكات المطلوبة والعمل على ترتيبها وإعدادها بطريقة تضمن سهولة الرجوع إليها مع مراعاة الأرشفة الالكترونية والورقية لكل إضبارة. كذلك منع الوصول إلى الأضابير إلا من قبل الموظف المختص والعمل على إعداد خلاصة خدمة لكل الكادر ووفقاً لإغراض الترفيع أو الترقية أو التقاعد أو الدراسة كما تتولى حساب الإجازات المتراكمة للموظفين المحالين على التقاعد.
وحدة الصادر والوارد والاستنساخ:
وتعنى بعملية إصدار الكتب الرسمية الخاصة بمخاطبات الكلية الرسمية مع الجهات الأخرى فضلاً عن عملية استلام البريد الرسمي للكلية من رئاسة الجامعة والجهات الأخرى وتدوينه في سجل رسمي تمهيداً لتوزيعه على أقسام وشعب ووحدات الكلية بعد إطلاع أدارة الكلية عليه وتوجيهه حسب الاختصاص.
وحدة الاجازات:
تنظيم الاجازات الاعتيادية (براتب) و (بدون راتب) ، والاجازات الزمنية ، والاجازات المرضية لمنتسبي الكلية ، بحسب الطلبات المقدمة وتنظيمها وإصدار الأوامر الإدارية الخاصة بمنح الاجازات استناداً للقوانين النافذة وتوافر الرصيد .
وحدة الارشفة الإلكترونية :
· ضماناً لسلامة الأوراق تقوم وحدة الارشفة بأرشفة جميع الملفات الشخصية لمنتسبي الكلية (تدريسيين وموظفين) ، وكذلك الكتب الصادرة من الكلية .
وحدة الطباعة :
· طباعة الكتب الرسمية والاوامر الإدارية الخاصة بالكلية .
هداف الشعبة:
1. إنجاز كافة المعاملات الخاصة بشؤون التدريسين والموظفين .
2. إنجاز كافة المعاملات الخاصة بإدارة الكلية.
3. الارتقاء بمستوى الإدارة وبما يليق بمستوى الجودة.
4. تقديم أفضل الخدمات إلى شريحة التدريسيين والموظفين في التعليم العالي.
المهام والواجبات:
1. القيام بإنجاز كافة الأمور الإدارية الخاصة بالكلية وإجراء المخاطبات الرسمية مع الجهات الأخرى فيما يتعلق بعمل الكلية والعمل كقناة اتصال بين الكلية بمختلف أقسامها وشعبها ووحداتها مع بقة تشكيلات الجامعة والدوائر الأخرى وإدارة بريد الكلية الداخلي والخارجي وإصدار الأوامر الإدارية والحفاظ على الكتب والمخاطبات الرسمية الخاصة بالكلية.
2. استخدام وسائل الإدارة الإلكترونية في إنجاز المخاطبات مع رئاسة الجامعة وتشكيلاتها والبدء بالانتقال إلى التعامل الإلكتروني بين أقسام وشعب ووحدات الكلية وتقليل التعامل الورقي.
3. الحرص على مراعاة نصوص قانون الخدمة المدنية رقم 24 لسنة 1960 وتعديلاته عند اتخاذ الإجراءات المتعلقة بشؤون الوظيفة العامة بخصوص منتسبينا كذلك نصوص قانون التقاعد الموحد رقم 9 لسنة 2014 وقانون وزارة التعليم العالي والبحث العلمي رقم 40 لسنة 1988 المعدل وباقي القوانين والأنظمة والتعليمات الخاصة بالخدمة المدنية والوظيفة العامة.
4. متابعة إنجاز المعاملات التقاعدية لمنتسبي الكلية مع هيئة التقاعد الوطنية من خلال إستكمال الإجراءات الواجب توافرها وإيصال المعاملة التقاعدية إلى دائرة التقاعد وتزويد شعبة التقاعد في رئاسة الجامعة بكافة المتغيرات الحاصلة بالنسبة لكادر الكلية وضمن برنامج هيئة التقاعد الوطنية.
5. الحفاظ على الأضابير الشخصية لكادر الكلية وتوثيقها إلكترونيا وإجراء التحديث المستمر عليها ومتابعة صحة صدور الوثائق والشهادات الدراسية.
الخدمات المقدمة من قبل الشعبة الادارية:
1. إنجاز كافة المعاملات الخاصة بالتدريسيين والموظفين (تعيين – ترفيع – ترقية علمية – تعديل راتب – إضافة خدمة – علاوة سنوية … ) .
2. استلام البريد من رئاسة الجامعة (الوارد) وتسليم البريد الخاص بالكلية (الصادر) .